هنگامی که از ایران به آمریکا مهاجرت می‌کنید احتمالا اسناد و مدارکی را با خود به همراه دارید که ممکن است ترجمه رسمی نشده و یا اعتبار قانونی لازم را در آمریکا نداشته باشند. برای مثال معتبر نبودن مدارکی همچون سند ازدواج، مدرک تحصیلی، سند املاکتان در ایران و مواردی از این دست در خاک ایالات متحده ممکن است برای شما مشکلاتی ایجاد کند.
اما این مشکل چندان بزرگ نیست چرا که مراکزی هستند که می‌توانید با مراجعه به آنها به اینگونه اسناد اعتبار قانونی ببخشید. در آمریکا به مراکز ثبت اسناد Noatary Service گفته می‌شود. در این مقاله با این مراکز آشنا خواهیم شد و از چگونگی ترجمه رسمی و ثبت اسناد در آنها خواهیم گفت.
Notarization (فرایند ثبت اسناد در آمریکا) چیست؟
Notarization یا فرایند ثبت اسناد در آمریکا روشی قانونی برای جلوگیری از تقلب و جعل اسناد است. اسناد ثبتی این اطمینان را به طرفین معامله می‌دهند که سند معتبر است و می‌توان به آن در مراجع قانونی استناد کرد. فرآیند ثبت سند در مراکز Notarization به سه قسمت تقسیم می‌شود که کمی پایین‌تر آنها را بررسی خواهیم کرد.
نکته بسیار مهم در رابطه با اسناد ثبت شده این است که مرکز Notarization به عنوان فردی بی‌طرف سند را تایید و آن را معتبر میداند. علاوه بر این تمام اطلاعات سند در سامانه ثبتی ذخیره خواهد شد و می‌توان در صورت نیاز به آن دسترسی داشت.
دقت کنید ثبت رسمی سند تنها برای اطمینان دو طرف یک معامله انجام نمی‌شود. با این کار شما خیالتان از بابت جعل اسناد یا مدرک سازی راحت خواهد بود.
مراحل ثبت سند در آمریکا
همانطور که بالاتر به آن اشاره شد، ثبت سند در آمریکا یا همان Notarization سه مرحله اساسی دارد:
- در مرحله اول مدارک و اسناد شما به مسئول بررسی مرکز ثبت ارجاع داده می‌شود تا هویت دو طرف قرارداد، مفاد، اطلاعات سند و … بررسی و تایید شوند.
- در مرحله دوم، جزئیات اسناد در دفتر مرکز ثبت، ضبط می‌شود تا در صورت بروز هر گونه مشکل یا جعل اسناد، بتوان به این اطلاعات رجوع کرد.
- در مرحله پایانی مرکز ثبت اسناد، به شما یک گواهی معتبر می‌دهد مبنی برآنکه سند را تصدیق و آن را رسمی اعلام کرده است. مهر دفتر اسناد رسمی در بخش پایینی این گواهی به سند اعتبار قانونی می‌بخشد.
انواع مختلف ثبت سند در آمریکا
به طور کلی سه نوع مختلف از سند وجود دارد که به روش‌های مختلف به ثبت رسمی می‌رسند. پایین‌تر می‌تواند با انواع سند و روش ثبت رسمی آنها آشنا شوید.
Acknowledgments (تصدیق)
تصدیق یا Acknowledgments اولین و ساده‌ترین نوع از اسناد است. به زبان ساده، این نوع از اسناد تصدیق می‌کنند که شما ازدواج کرده‌اید، دانشجو هستید یا خیلی موارد دیگر! این نوع سند‌ها به دو روش آنلاین و حضوری ثبت رسمی می‌شوند. برای مثال مدرک دانشگاهی شما برای تصدیق تنها به یک استعلام نیاز دارد. در صورتی که برای اسناد مربوط به معامله املاک، ماشین یا هر دارایی باارزش دیگری، هر دو طرف معامله باید در مراکز ثبت سند در آمریکا حضور داشته باشند و امضای خود را تصدیق کنند.
Jurats (مدارک قضایی)
مدارک قضایی اسنادی هستند که رسمی بودن یا نبودن آنها در عملکرد سیستم عدالت مدنی و کیفری ایالت متحده اثر می‌گذارد. استشهادها، بازجویی‌ها و اعتراف‌ها را می‌توان از این دسته اسناد در نظر گرفت. این نوع از مدارک تنها به صورت حضوری و بعد از یاد کردن سوگند قابل ثبت محضری هستند. شهادت‌هایی که ثبت رسمی می‌شوند در دادگاه قابل استناد هستند و در صورت غلط بودن پیگرد قانونی دارند.
Certified Copies (مدارک کپی برابر با اصل)
اکثر مهاجران با این نوع از اسناد سر و کار دارند. هرچند ترجمه رسمی و ثبت مدارک از اولین کارها پس از مهاجرت به آمریکاست اما فرض کنید فراموش کرده‌اید عقدنامه ازدواج خود را در ایران ترجمه و معادل سازی کنید و حالا برای پرداخت مالیات به صورت اشتراکی به مشکل برخورده‌اید. در این موارد می‌توانید اسناد را ترجمه کنید و برای ثبت رسمی، آن را به یکی از مرکز Notarization ببرید. مدارک دانشگاهی، گذرنامه‌ها و سایر اسناد شخصی از این دست مدارک محسوب می‌شوند. در انتهای مقاله چند سرویس آنلاین را برای ترجمه رسمی و همچنین Notarization معرفی کرده‌ایم که می‌توانید از آنها استفاده کنید.
البته یادتان باشد که برخی از ایالت‌ها قوانین متفاوتی برای استعلام و ثبت این اسناد دارند که باید قبل از اقدام راجع به آنها پرس و جو کنید.
چرا باید مدارک و اسناد را به صورت رسمی ثبت کرد؟
Notarization بیشتر در مواردی مثل احراز قانونی مدارک کپی یا ترجمه شده استفاده می‌شود؛ با این خیلی از افراد سند خانه، زمین، وکالتنامه‌ها و … را به صورت رسمی در مراکز ثبت اسناد در آمریکا به ثبت می‌رسانند. البته دلیل خوبی هم برای این کار وجود دارد! امضای سردفتر ثبت اسناد بر روی مدارک و مستندات بدین معنا خواهد بود که طرفین قرارداد، کاملا آگاهانه آن را امضا کرده و برای اجرای آن متعهد شده‌اند.
مورد دیگری که وجود دارد این است که با ثبت رسمی اسناد از جعل و تقلب در مدارکی که دارید جلوگیری می‌کنید. به لطف ثبت تمام جزئیات و اطلاعات مربوط به مدارک و قراردادهای شما در بایگانی دفاتر ثبت اسناد، هر گاه که سند یا مدرک شما به مشکل بخورد یا جعل شود می‌توانید به راحتی استعلام بگیرید و مشکل را حل کنید. مهم‌ترین مزایای Notarization را می‌توان در این دو مورد خلاصه کرد:
- ثبت محضری اسناد ساده در آمریکا اجباری نیست. با این حال در صورت بروز هر گونه مشکل قانونی، اعتبار اسناد ثبتی بسیار بالاتر از دست نوشته خواهد بود.
- طبق قانون، مهر دفتر ثبت اسناد علاوه بر تصدیق سند، هویت افراد امضا کننده سند را نیز تایید می‌کند.
POA یا سند وکالت با Notarization
وکالتنامه یا همان POA سندی قانونی است که به شخص یا سازمان این اختیار را می‌دهد تا از طرف فرد دیگری عمل کند و برای آنها تصمیم بگیرد. وکالتنامه‌ها تا زمانی که در مراکز ثبت اسناد در آمریکا ثبت نشده باشند وجه قانونی ندارند. به همین جهت برای امضای وکالتنامه باید حتما به مراکز رسمی Notaization مراجعه کنید و بعد از تایید هویت با حضور شاهد قرارداد وکالت را امضا کنید.
از کجا می‌توان مراکز معتبر Notarization را پیدا کرد؟
مراکز ثبت اسناد در آمریکا را می‌توانید در هر جا که زندگی می‌کنید پیدا کنید. با این حال بیشتر این مراکز در بخش‌هایی از شهر فعالیت می‌کنند که بیشتر به آنها نیاز است. این مراکز به طور معمول در نزدیکی بانک‌ها، شهرداری‌ها، دادگاه‌ها و دانشگاه‌ها فعالیت می‌کنند. برای پیدا کردن این مراکز می‌توانید عبارت Notary Services یا Notarization را در گوگل مپ جستجو کنید.
با این همه به یاد داشته باشید که دفاتر ملی پست آمریکا (UPS) به طور معمول این خدمات را ارائه می‌دهند و می‌توانید با مراجعه حضوری اسناد و مدارک خود را در این مراکز ثبت کنید. البته اگر اسنادتان قابلیت ثبت آنلاین راداشته باشند می‌توانید به صورت آنلاین نیز آنها را به ثبت رسمی برسانید.
بهترین سایت‌ها برای Notarization
ثبت رسمی اسناد در آمریکا به صورت آنلاین محبوبیت بسیار زیادی پیدا کرده است؛ محبوبیتی که باعث شده 40 ایالت آمریکا این نوع از ثبت رسمی مدارک را قانونی و معتبر اعلام کنند. اگر به دنبال بهترین مراکز ثبت سند به صورت آنلاین هستید می‌توانید نگاهی به لیست پایین بیاندازید.
Notarize.com
مزایا
- همیشه در دسترس است و 24 ساعت هر روز می‌توان از آن استفاده کرد.
- برنامه مخصوص خود برای موبایل و تبلت را دارد
معایب
- نسبت به سایت‌های مشابه کمی گران‌تر است.
Notarize.com احتمالا بهترین انتخاب شما برای ثبت اسناد در آمریکا به صورت آنلاین خواهد بود. این سایت و برنامه منحصر به فرد در 365 روز سال به صورت 24 ساعته قادر به پاسخگویی به نیازهای شما است. Notarize.com یکی از اولین مراکزی است که به سراغ ارائه خدمات آنلاین رفت و از اعتبار بسیار زیادی برخوردار است.
با استفاده از سایت و برنامه این مرکز می‌توانید به صورت آنلاین با متخصص تصدیق و ثبت اسناد صحبت کنید. فرآیند Notarization در این پلتفرم بسیار ساده است. ابتدا باید در سایت یا برنامه ثبت نام و احراز هویت کنید. بعد از احراز هویت باید امضای الکترونیکی خود را به سند اضافه کنید. نهایتا سند بررسی و در صورت درست بودن همه چیز، تایید و ثبت رسمی می‌شود.
NotaryCam
مزایا
- در همه زمان در دسترس است.
- به چندین نفر در مناطق مختلف اجازه می‌دهد یک سند تدوین کنند.
- این پلتفرم امنیت بسیار بالایی دارد.
معایب
- خیلی از افراد از به تعویق افتادن زمان ملاقات با متخصص در این سایت انتقاد می‌کنند.
- هزینه ثبت سند در این پلتفرم برای افرادی که خارج از آمریکا زندگی می‌کنند بالا است.
NotaryCam به دلیل اینکه به شما اجازه می‌دهد با افراد مختلف در مکان‌های مختلف یک قرارداد مشترک نوشته و ثبت کنید در لیست ما قرار گرفته است. این پلتفرم کار خود را از سال 2012 شروع کرده و در تمام 50 ایالت امریکا خدمات رسانی می‌کند. در این پلتفرم می‌توانید به راحتی و با لپ تاپی که از وب‌کم پشتیبانی می‌کند اسناد و مدارک خود را به صورت رسمی ثبت کنید.
فرآیند سه مرحله‌ای Notarization این پلتفرم تنها چند دقیق طول می‌کشد. ابتدا ثبت نام کرده، سند خود را آپلود می‌کنید. سپس برای تایید هویت خود آنلاین می‌شوید و با کارشناس صحبت می‌کنید. نهایتا مسئول بررسی نیز اسناد شما را بررسی کرده و آنها را ثبت می‌کند.
eNotaryLog
مزایا
- دسترسی به پلتفرم eNotaryLog در هفت روز هفته.
- پشتیبانی بسیار قوی از طریق واتساپ، ایمیل و تلفن.
معایب
- eNotaryLog یک شرکت نوپا در عرصه ثبت اسناد محسوب می‌شود.
- در هر قرار اینترنتی می‌توان یک سند ثبت کرد.
eNotaryLog بهترین خدمات پشتیبانی در بین سایت‌های مختلف ثبت سند را ارائه می‌دهد. این پلتفرم به شما اجازه می‌دهد از طریق هر دستگاهی که قابلیت اتصال به اینترنت را دارد از آن استفاده کنید. برای استفاده از این پلتفرم، کافی است از ساعت 8 صبح تا نیمه شب وقت ملاقات خود را ثبت کنید.
فرآیند ثبت سند یا Notarization در پلتفرم eNotaryLog دقیقا مانند پلتفرم‌های دیگر است. کافی است در این سایت ثبت نام کرده، احراز هویت کنید و اسناد خود را به صورت رسمی ثبت کنید. هزینه تصدیق هر سند در این پلتفرم 25 دلار است. علاوه بر این می‌توانید اشتراک هم تهیه کنید.
ترجمه رسمی اسناد قبل از Notarization
گاهی اوقات ممکن است قبل از ثبت اسناد نیاز داشته باشید آن را ترجمه کنید. خوشبختانه برای این کار نیز به طی کردن یک فرایند پیچیده ندارید و می‌توانید به راحتی و با استفاده از سرویس‌های ترجمه آنلاین، اسناد و مدارک خود را قبل از Notarization، ترجمه کنید. پایین‌تر می‌توانید لیستی از بهترین ارائه دهندگان خدمات ترجمه از نظر کاربران را پیدا کنید.
سرویس ترجمه RushTranslation
مزایا
- سرعت بسیار بالا در ترجمه
- هزینه بسیار مناسب
معایب
- کیفیت متوسط ترجمه
سرویس ترجمه RushTranslate یکی از بهترین سرویس‌ها برای افرادی است که می‌خواهند با قیمت مناسب و در سریع‌ترین زمان ممکن اسناد خود را ترجمه کنند. فرایند ترجمه در وبسایت این مجموعه بسیار آسان است؛ کافی است در سایت ثبت نام کنید و اسناد خود را به صورت عکس یا فایل نوشتاری برای آنها ارسال کنید.
سرویس ترجمه Genius Translation
مزایا
- پشتیبانی 24 ساعته
- قیمت مناسب
- کیفیت ترجمه مناسب
معایب
- پیچیده شدن سیستم قیمت گذاری در برخی موارد
GeniusTranslation به عنوان مجموعه‌ای که سالها است در زمینه ترجمه اسناد و مدارک تجربه دارد؛ یکی دیگر از گزینه‌های کاربران برای ترجمه است. این مجموعه از بیش از 50 زبان برای ترجمه پشتیبانی می‌کند و سرعت بسیار خوبی در تحویل فایل‌های مورد نیاز شما دارد. از دیگر ویژگی‌های این مجموعه قیمت رقابتی و کیفیت مناسب آن است.
سرویس ترجمه TranslateHub
مزایا
- قیمت مناسب
- کیفیت بالا
معایب
- وجود مشکلات فنی در برخی ترجمه‌ها
TranslateHub آخرین مورد در لیست ما است. این سرویس آنلاین با ترجمه مطلوب و قیمت مناسب خود می‌تواند یکی دیگر از انتخاب‌های شما برای ترجمه اسناد قبل از Notarization باشد. سرعت تحویل ترجمه در این مجموعه کاملا مناسب است و می‌توانید روی آن حساب باز کنید. از طرف دیگر پشتیبانی این سایت می‌تواند همیشه برای حل مشکلات پیش آمده به شما کمک کند.
